Wir gehen mit personenbezogenen Daten sensibel und sorgfältig um. Wir sorgen für eine hohe Datensicherheit. Unsere technischen und organisatorischen Maßnahmen stellen sicher, dass die Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO)eingehalten werden. Das gilt auch für externe Dienstleistende.

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten nur in dem in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Umfang.

Über unseren zentralen Datenschutz-Kontakt datenschutz[at]dbjr.de kann jederzeit Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Sperrung der personenbezogenen gespeicherten Daten verlangt werden.

Anbieter des Angebots auf der Website www.juleica.de ist die Juleica GmbH.

Juleica GmbH, eingetragen im Handelsregister Amtsgericht Berlin-Charlottenburg Nr: HRB 250742 B, Vertretungsberechtigt: Kirstin Weis (Geschäftsführerin).

Adresse: Juleica GmbH, Mühlendamm 3, 10178 Berlin, Deutschland

Kontakt: info[at]juleica-gmbh.de, 030/40040-400

Datenschutzbeauftragter:

Andreas Bargel
mb-datenschutz GmbH
Mühlendamm 3
10178 Berlin
datenschutz[at]dbjr.de
030/40040400

Jeder Zugriff auf das Internetangebot der Juleica GmbH wird in einer Protokolldatei (Logfile) gespeichert. In der Protokolldatei werden folgende Daten gespeichert:

IP-Adresse: Diese benötigt der Server, um die Daten auszuliefern.

Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite/Name der abgerufenen Datei, übertragene Datenmenge und Meldung, ob der Zugriff/Abruf erfolgreich war: Wir sehen dadurch, wie Inhalte aufgerufen werden.

Selbstauskunft des Browsers (Typ, Version, Betriebssystem)

Bei der Registrierung erheben wir Namen, E-Mail-Adresse und das Bundesland. Die Daten werden ausschließlich für die Abwicklung der Registrierung gespeichert sowie für die Bearbeitung des Antrages auf eine Jugendleiter*innen-Card (Juleica), wenn ein solcher Antrag im Anschluss an die erfolgreiche Registrierung gestellt wird. Die Erfassung des Bundeslandes ist notwendig, da in jedem Bundesland die Regelungen zur Juleica unterschiedlich sind.

Im Rahmen der Beantragung einer Juleica werden darüber hinaus noch folgende Daten erhoben:

Anschrift: Diese wird zur Identifizierung im Rahmen der Bearbeitung des Antrages und zur Zusendung der Juleica benötigt.

Geburtsdatum: Dieses wird benötigt um sicherzustellen, dass die Zugangsvoraussetzungen (hier: Mindestalter) erfüllt sind.

Passfoto: Dieses wird benötigt, da die Juleica mit einem Passfoto zur Identifizierung versehen wird.

Angaben zur Juleica-Ausbildung: Eine entsprechende Ausbildung ist eine der Voraussetzungen für die Ausstellung der Juleica. Die Angaben dienen der Überprüfung, ob diese Voraussetzung erfüllt ist.

Angaben zu dem Träger (Organisation) bei dem die ehrenamtliche Tätigkeit erfolgt: Diese Angabe wird benötigt, um den Antrag dem entsprechenden Träger zur Zustimmung/Genehmigung zuzuleiten sowie zur Überprüfung, ob die  Voraussetzungen zur Ausstellung einer Juleica erfüllt, dass die/der Jugendleiter*in in dieser Eigenschaft im Sinne des § 73 SGB VIII für einen Träger der freien Jugendhilfe oder für einen Träger der öffentlichen Jugendhilfe ehrenamtlich tätig ist.

(optional): Telefonnummer: In einzelnen Bundesländern (Nordrhein-Westfalen, Sachsen-Anhalt)  kann optional eine Telefonnummer angegeben werden, um Rückfragen bei der Antragsbearbeitung schneller klären zu können. Die Angabe ist freiwillig, eine Bearbeitung erfolgt auch ohne Angabe der Telefonnummer.

(optional): Es kann – wenn vorhanden – die Kartennummer der bisherigen Juleica eingegeben werden. Damit kann u.a. nachgewiesen werden, dass es sich um einen sogenannten Verlängerungsantrag mit z.T. geringeren Anforderungen handelt. Die Angabe ist freiwillig, eine Bearbeitung erfolgt auch ohne Angabe der Kartennummer.

Im Verlauf der Antragsbearbeitung werden ggf. folgende Daten hinzugefügt:

Angaben zum Stand der Bearbeitung des Antrages

Angaben zum zuständigen öffentlichen Trägern i.S. §69 SGB VIII. Dessen Zustimmung ist i.d.R. für die Ausstellung der Juleica ebenfalls notwendig.

Zweck der Datenverarbeitung ist die Bearbeitung des Antrages auf Ausstellung einer Juleica sowie die Verwaltung der ausgestellten, gültigen Karten. Dazu gehören insbesondere die Prüfung und ggf. Genehmigung des Antrags und Herstellung und Versand der Karte sowie ggf. die Überprüfung der im Zusammenhang mit der Juleica eingesetzten öffentlichen Fördermittel - in der Regel wird die Herstellung der Karte aus öffentlichen Fördermitteln bezahlt – und bei Bedarf die Prüfung, ob die Voraussetzung für die Juleica während ihres Gültigkeitszeitraumes (maximal drei Jahre) weiterhin vorliegen.

Grundlagen sind:

die Vereinbarung der Obersten Landesjugendbehörden zur Anwendung einer Card für Jugendleiterinnen und Jugendleiter, die von der Arbeitsgemeinschaft der Obersten Landesjugendbehörden am 12./13. November 1998 in Kraft gesetzt wurde in der durch Beschluss der Arbeitsgemeinschaft der Obersten Landesjugend- und Familienbehörden vom 17./18.September 2009 geänderten Fassung (https://www.juleica.de/bundeslaender/bundesweit/bundesregelung/) und

die entsprechenden Regelungen in den 16 Bundesländern (https://www.juleica.de/bundeslaender/landesregelungen/).

Die angegebene E-Mail-Adresse wird in diesem Zusammenhang auch genutzt, die/den Antragsteller*in automatisiert über den Stand der Antragsbearbeitung zu informieren und bei Bedarf zur Übermittlung von Rückfragen.

Landesspezifische Regelungen finden sich im entsprechenden Abschnitt (13.).

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf www.juleica.de ist Artikel 6 Absatz 1 Lit. (a) (b) und (f) der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Die Daten erheben wir:

(a) wenn die Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten für die oben genannte Zwecke (v.a. Bearbeitung des Antrags auf Juleica) z.B. durch Registrierung/Beantragung vorliegt.

(b) zur Erfüllung des Vertrages (Ausstellung einer Juleica)

(f) ein berechtigtes Interesse vorliegt. Dies kann sich v.a. aus der Beantragung oder dann den Besitz einer Juleica ergeben und richtet sich nach den in §6 genannten Grundlagen ergeben.

Die notwendigen Daten werden weitergegeben an:

den Träger (die Organisation), bei dem der / die Antragstellende ehrenamtlich tätig ist (z.B. Jugendamt) und die diese*r im Rahmen des Antragsprozesses ausgewählt hat,

den öffentlichen Träger, der für den o.g. Organisation i.S. §69 SGB VIII zuständig ist (z.B. das Kreisjugendamt oder das Landesjugendamt).

um den Antrag auf Ausstellung einer Juleica zu überprüfen und ggf. zu genehmigen, die Herstellung der Karte zu beauftragen und ggf. zur Überprüfung der im Zusammenhang mit der Juleica eingesetzten öffentlichen Fördermittel - in der Regel wird die Herstellung der Karte aus öffentlichen Fördermitteln bezahlt – sowie bei Bedarf zur Prüfung, ob die Voraussetzung für die Juleica während ihres Gültigkeitszeitraumes (maximal drei Jahre) weiterhin vorliegen.

Im Sinne § 73 SGB VIII i.V. mit den in §6 genannten Grundlagen, können die o.g. Träger die Kontaktdaten nutzen, um im engen Zusammenhang mit der Juleica Kontakt aufzunehmen.

Nach erfolgter Antragsstellung erhält auch die für das jeweilige Bundesland zuständige Landeszentralstelle (https://www.juleica.de/bundeslaender/landesregelungen/) – je nach Bundesland das Jugendministerium, das Landesjugendamt oder der Landesjugendring – Zugriff auf die bei der Antragstellung gemachten Angaben um ihren Aufgaben als zentralen Ansprech-, Informations- und Kontaktstellen im jeweiligen Bundesland erfüllen zu können. Dazu gehören die Unterstützung der o.g. Träger bei technischen und inhaltlichen Fragen, und die Klärung von Problemfällen.

Gemäß Art. 28 DS-GVO verarbeitet die

farbcode gmbh
Meitnerstraße 10
70563 Stuttgart
Telefon: 0711 / 715 301 90
mail: hello@farbcode.net
web: https://farbcode.net

die Daten in unserem Auftrag durch Speichern in einer Datenbank, Bereitstellen und Verschlüsseln für die Übermittlung an die beauftragte Druckerei und durch manuelle Prüfung von Fehlermeldungen durch lesenden Zugriff auf die Datenbank.

Weiterhin verarbeitet gemäß Art. 28 DS-GVO die

BARTSCH International GmbH
Alte Landstrasse 8-10
85521 Ottobrunn/München
Deutschland
Telefon +49 89 60805-100
Telefax +49 89 60805-101
Email info@bartsch.de
www.bartsch.de

die Daten in unsrem Auftrag durch Herstellung und Versand der Karten.

Landesspezifische Regelungen finden sich im entsprechenden Abschnitt (13.).

Es werden keine Daten an Drittländer übermittelt. Alle Server und unter Artikel 9 genannten Empfänger von Daten haben den Standort Deutschland.

Die Daten werden für den Zeitraum des Antragsverfahrens sowie ggf. bis neun Monate nach Ablauf des Zeitraums der Gültigkeit der ausgestellten Karte gespeichert.

Die Daten von Anträgen, die noch nicht abgeschickt und sechs Monate nicht weiter bearbeitet wurden, werden automatisiert gelöscht. Vorher erfolgt eine automatisierte Benachrichtigung an die angegebene E-Mail-Adresse.

Die Daten von Anträgen, die endgültig abgelehnt wurden werden sechs Monate nach dieser Ablehnung automatisiert gelöscht. Vorher erfolgt eine automatisierte Benachrichtigung an die angegebene E-Mail-Adresse. Eine erneute Beantragung hemmt die Frist.

Die Daten von Anträgen, bei denen die Gültigkeit der entsprechend ausgestellten Juleica abgelaufen ist, werden neun Monate nach Ablauf gelöscht. Vorher erfolgt eine automatisierte Benachrichtigung an die angegebene E-Mail-Adresse. Eine erneute Beantragung hemmt die Frist.

Landesspezifische Regelungen finden sich im entsprechenden Abschnitt (13.).

Sie können Ihre Einwilligungen, die durch die Registrierung vorliegen, jederzeit mit Wirkung für die Zukunft und ohne Angabe von Gründen widerrufen. Über unseren zentralen Datenschutz-Kontakt datenschutz[at]dbjr.de kann jederzeit die Löschung oder Sperrung der personenbezogenen gespeicherten Daten verlangt werden.

Ebenfalls steht dazu die Funktion „Benutzerkonto löschen“ zur Verfügung.

Daten von Besitzer*innen gültiger Juleicas können entsprechend Art. 17 (3) DSGVO Lit. b) und e) erst nach Ablauf der Gültigkeit gelöscht werden.

Ein automatisiertes Profiling findet nicht statt.

Nur für Anträge in Berlin: Die in den jeweiligen Organisationen (z.B. Jugendverband) tätigen Jugendleiter*innen sind Basis für die Berechnung der Fördermittel, welche das Land Berlin der Organisation gewährt. Die entsprechenden Daten werden deshalb zu Nachweiszwecken auch durch die Landeszentralstelle (z.Zt. Landesjugendring Berlin) bis zu 10 Jahre nach Ablauf der Gültigkeit der Juleica gespeichert. Grundlagen dazu sind zu finden unter: https://ljrberlin.de/foerderung/zentralstelle

Nur für Antragsteller*innen aus Sachsen gilt im Falle, dass eine Ehrenamtskarte des Freistaates Sachsen mit beantragt wird: Die Ehrenamtsagentur Sachsen, Königsbrücker Straße 28-30, 01099 Dresden, erhält die Daten "Vor- und Nachname, Postanschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsjahr, Träger mit Postanschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)" der Juleica-Antragsteller, die auch eine Ehrenamtskarte des Freistaates Sachsen erhalten wollen und entsprechend bei der Juleica-Antragstellung votieren, von der Firma farbcode. Sie nutzt diese Daten ausschließlich zum Zweck des Drucks und Versands der Ehrenamtskarte des Freistaates Sachsen. Die Daten werden bei der Ehrenamtsagentur Sachsen nach drei Jahren gelöscht.

Nur für Antragsteller*innen aus Bayern gilt im Fall, dass eine Bayerische Ehrenamtskarte mit beantragt wird: Das Landratsamt oder die bei der kreisfreien Stadt des Wohnortes des*der Antragsteller*in zuständige Stelle zur Ausstellung der Ehrenamtskarte erhält die im Rahmen der Antragstellung erhobenen Daten der Juleica-Antragsteller*innen. Dies betrifft nur die Daten von Juleica-Antragsteller*innen aus Bayern, die eine Bayerische Ehrenamtskarte erhalten wollen und entsprechend bei der Juleica-Antragstellung votieren.

Das Landratsamt oder die bei der kreisfreien Stadt zur Ausstellung der Ehrenamtskarte zuständige Stelle nutzt diese Daten ausschließlich zu folgenden Zwecken: Antragsprüfung, Herstellung der Ehrenamtskarte & Zusendung von Informationen rund um das Thema Ehrenamtskarte. Das Landratsamt bzw. die zuständige Stelle leitet Name und Vorname des*der Antragsteller*in ausschließlich zum Zweck der Erstellung der Ehrenamtskarte an den jeweiligen Auftragsdatenverarbeiter (Kartendruckerei) weiter. Nähere Informationen zu den zuständigen Stellen sind z.B. unter https://www.stmas.bayern.de oder unter https://www.lbe.bayern.de/engagement-anerkennen/ehrenamtskarte/index.php zu finden, allgemeine Hinweise zum Datenschutz (u.a. Kontaktmöglichkeiten Datenschutzbeauftragte*r ) unter www.stmas.bayern.de/datenschutz/ .

Weiterhin verarbeitet gemäß Art. 28 DS-GVO der Bayerische Jugendring, Herzog-Heinrich-Straße 7, 80336 München die Daten in unserem Auftrag durch Zugriff auf die Antragsdaten mit dem Zweck der Sicherstellung und Prüfung der korrekten Bearbeitung der Anträge (Qualitätssicherung).

Wir behalten uns vor, die Datenschutzhinweise zu ändern und zu erweitern. Derzeitiger Stand der Datenschutzhinweise ist: 01. Juni 2023.